Wynajem autokarów na dłuższą podróż – czego powinniśmy dopilnować?

Długa podróż, a szczególnie za granicę wymaga bardzo skrupulatnej organizacji, a także dopilnowania wielu szczegółów, aby pasażerowie w komfortowych warunkach, w miarę szybko, a przede wszystkim bezpiecznie dotarli do celu. Oczywiście najwięcej obowiązków spoczywa na barkach organizatora, który musi dołożyć wszelkich starań by odnaleźć nie tylko odpowiednią firmę przewozową, ale też wybrać taki autokar, który w związku z charakterem wyjazdu, okaże się najlepszym rozwiązaniem. Nie mając w tym żadnego doświadczenia może być to bardzo trudne, dlatego poniżej dzielimy się cennymi wskazówkami.

Dlaczego umowa jest aż tak istotna?

Chociaż umowę zwykle podpisuje się, kiedy jesteśmy już zdecydowani na wynajem autokarów u danego przewoźnika, z jej treścią powinniśmy zapoznać się znacznie wcześniej. Jeżeli mamy do czynienia z wiarygodną i profesjonalną firmą przewozową, z pewnością nie będzie problemu, abyśmy mogli otrzymać przynajmniej elektroniczną wersję wzoru umowy. To dla nas doskonała szansa, aby dowiedzieć się wszystkiego, co tylko dotyczy świadczonej usługi, a także czy wspomniana umowa nie zawiera żadnych „kruczków”, które działałyby na naszą niekorzyść. To właśnie w niej powinien zostać zapisany pełny regulamin świadczenia usługi, a także co ona obejmuje. Zwróćmy zatem uwagę, na chociażby na to, kto pokrywa koszty ewentualnej stłuczki lub wypadku, a także sprzątania wnętrza autokaru. Ile wynosi zaliczka, a także jaki jest termin ostatecznej opłaty za usługę. Czy widnieją jakiekolwiek limity kilometrów oraz ile wynosi opłata za każdy dodatkowo przejechany kilometr. Ilu kierowców będzie obsługiwać transport autokarowy oraz jakie wyposażenie posiadają wspomniane pojazdy.

Wybór odpowiedniego autokaru…

To jedna z ważniejszych, o ile nie kluczowa sprawa, podczas organizacji przewozów pracowniczych ale i wycieczek rodzinnych oraz każdej większego wyjazdu. Musimy bardzo precyzyjnie, co do jednej osoby określić to, jak dużo pasażerów będzie uczestniczyło w podróży, gdyż ma to bezpośredni wpływ na to, jaki pojazd będzie na potrzebny. Możliwości jest wiele, a ich ilość wcale nie pomaga na w podjęciu decyzji, natomiast mając ustalone pewne fakty, będziemy w stanie dojść do wniosku, czy wystarczy wynajem busa 9 osobowego, czy w wypadku większej liczby pasażerów, będziemy potrzebować autokaru na 30 osób. To jednak nie wszystko! Liczba miejsc jest bardzo istotna, natomiast okaże się niczym, jeśli pojazd nie będzie posiadał odpowiednio ładownego bagażnika, aby uczestnicy wyjazdu mogli ze sobą zabrać wszystko, co podczas podróży może okazać się im niezbędne.

Z kierowcą, czy może jednak bez?

Niejednokrotnie spotkamy się z ofertą wynajmu busa z kierowcą, co bez wątpienia jest rozwiązaniem, które powinniśmy wziąć pod uwagę – dlaczego? Mając w perspektywie dość sporo kilometrów do pokonania, zaplanowanie trasy i odnalezienie kierowcy może okazać się zadaniem nie tyle trudnym, co czasami wręcz niemożliwym. Zyskujemy zatem komfort oraz przekonanie, że za kierownicą autokaru zasiądzie odpowiednia osoba, która doskonale zdaje sobie sprawę z odpowiedzialności, jaka na niej spoczywa. Chociaż jest to opcja nieco droższa, niż sam wynajem busa, większość jest zdania, że zdecydowanie warto dopłacić i mieć pewność bezpieczeństwa.

Oczywiście nie może być to pierwszy lepszy kierowca, gdyż przewóz osób – szczególnie podczas dłuższy tras, jest niebywale ciężkim i wymagającym zadaniem, którego powinni się podejmować przede wszystkim odpowiednio doświadczeni i wykwalifikowani kierowcy. Wymaga się od nich również wysokiej odporności na stres, jak i doskonałego znoszenia trudów męczącej podróży. Powinniśmy się również upewnić, czy taka osoba posiada wszelkie licencje oraz dokumenty, które uprawniają ją do prowadzenia tego typu pojazdów, a także przewożenia większej liczby pasażerów. Jeśli czeka nas wyjazd na trasie o kilku tysiącach kilometrów, warto aby na pokładzie autokaru znajdował się więcej niż jeden kierowca. O takich sprawach, powinien nas jednak poinformować wcześniej przewoźnik.