Outsourcing kadrowo – płacowy – co warto o nim wiedzieć?

Coraz więcej firm decyduje się na przekazanie kompetencji zarządzania kadrami oraz płacami do wyspecjalizowanych podmiotów. Podnosi to nie tylko jakość prowadzenia działań HR, ale również pozwala obniżyć koszty działalności. Nic więc dziwnego, że rośnie zainteresowanie tematem outsourcing kadrowo – płacowy. Co jeszcze warto o nim wiedzieć?

Dla kogo outsourcing kadrowo – płacowy?

W rodzimych warunkach prawnych naliczanie wynagrodzenia jest procesem, który bezpośrednio podlega nieustannym zmianom prawnym. Dostosowywania się do nich wymaga dużej uwagi, zaangażowania oraz śledzenia na bieżąco wprowadzanych zmian. Na to nie ma czasu większość przedsiębiorców, którzy zajęci są działaniami operacyjnymi w firmie. Nic więc dziwnego, że coraz większa liczba z nich decyduje się na korzystanie z outsourcingu kadrowo – płacowego.

Zmiany w prawie wymuszają nie tylko na konieczność doszkalania pracowników, ale również bieżącego dokonywania zmian w systemach informatycznych, ale przede wszystkim w całej organizacji pracy. Wszystko to wiąże się oczywiście z poważnymi kosztami, których jak ognia unikają przedsiębiorcy. Między innymi dlatego, perspektywa korzystania z outsourcingu kadrowo – płacowego wydaje się tak korzystna.  

Skorzystanie z zewnętrznej usługi to oszczędność czasu, a także zasobów ludzkich. To również doskonały sposób na redukcję kosztów związanych z zakupem, utrzymaniem, a także aktualizacją systemu informatycznego. Korzystanie z wyspecjalizowanych podmiotów gwarantuje bezpieczeństwo przechowywania danych, a także w razie potrzeby również wsparcie specjalistów podczas audytów i kontroli zewnętrznej.

Zakres usług outsourcingu kadrowo – płacowego

Usługa outsourcingu kadrowo-płacowego obejmuje wszystkie czynności związane z działaniem działu kadr i płac. Dotyczy to przede wszystkim naliczania wynagrodzeń, rozliczenia pracowników, a także kontaktowanie się z urzędami. W swojej ofercie zewnętrzne podmioty mają również przechowywanie wszystkich dokumentów, których okazanie jest niezbędne podczas kontroli.

Przy takiej formie współpracy, jedynymi zadaniami, jakie pozostają w kwestii klienta jest informowani o osobach nowo zatrudnionych, urlopach, zwolnieniach pracowników, wypłacanych premiach oraz zmianach wynagrodzenia.

W praktyce, każdego miesiąca po naliczaniu wynagrodzeń, właściciel firmy proszony jest o zaakceptowanie listy płac. Pozwala to jednocześnie kontrolować mu rzetelność wykonywanej pracy przez zewnętrzny podmiot.

Oczywiście końcowy zakres usług firmy zajmującej się outsourcingiem kadrowo – płacowym zależy od indywidualnych ustaleń między podmiotami. Do standardowego pakietu można dołączyć między innymi:

  • przygotowywanie umów o pracę,
  • zgłoszenie pracownika do ZUS,
  • rekrutacja pracowników,
  • prowadzenie teczek osobowych.

Innym rozwiązaniem jest ograniczenie zakresu usług jedynie do outsourcingu płacowego. Wówczas zadaniem zewnętrznej firmy jest jedynie przygotowywanie listy płac oraz rozliczenia z pracownikami.